数数看，你得用多少种数字（沟通）工具，才能完成一整天工作？
不时检查email确认主管回复，再到line或slack上，询问同事几项工作内容，顺便打开trello或airtable等项目管理工具更新进度，最后急急忙忙上传演示文稿到google云计算硬盘后，就赶着出门拜访客户。
现代各种服务走向线上，就连职场各个环节与流程也不断数字化，但这么多任务具，我们真的变得更有效率吗？
专攻用户体验的尼尔森诺曼集团（nielsen norman group）针对这个问题展开研究，发现不仅未能提高效率，公司内部使用大量数字工具时，反而替员工带来认知负担，他们经常不知道什么场景要使用哪些工具，在不同工具间转换也让人烦躁。 《fast company》则提到，尤其在疫情严重的地区，那些在家工作的上班族得更频繁使用数字工具，75%的人已经觉得自己“数字超载”。
当工作者陷入数字超载时，不仅削弱工作效率与注意力，更可能引发工作倦怠、降低职场满意度。因此，当公司决定处理原本为了提高工作效率、却徒增困扰的数字工具时，《fast company》分享了顾问公司mlc strategy advisors提供的3步骤解法：
1 . 盘点现况
准备有所改变之前，最好还是摊开现有的工具，了解哪些对员工有用、哪些没用，或团队大部分合作和沟通，都发生哪个平台上，尤其现在不少工具都会在方案中，绑入员工很少使用的功能，趁这个机会大扫除，还可能节省下不少开支。
2. 获取反馈
盘点结束之后，理想情况是团队习惯或喜好的工具，与公司原本设置的方向一致，就能快速舍弃使用频率低的工具。
但如果碰上公司原本设置a工具、员工们却更偏好b工具的话，那便意味着过去信息传达并不够透明，只有少数人会在指定平台或服务上交流。建议找个时间与员工谈谈，为什么其他工具会更有效率，也许那才是最好选择。
3. 制定明确使用方式
基于前面步骤的整理和反馈，就能提供员工各项数字沟通工具的明确使用守则，帮助他们能在正确的时间与需求，使用正确的工具，公司也能制定在个别工具上有效的回复方法，加快工作效率。像是line上面适合快速同步进度，或处理简单问题，但碰到大型难题时，最好整理为云计算文件并分享给相关团队，确保大家拥有相同认知再开始处理。
当然，这套工具守则可以持续精进，尼尔森诺曼集团认为公司能采取类似绩效考核的方法，替数字沟通工具设置观察标准，像是每个月有多少讨论、决定在上面发生，数量增长还是衰退，判断其是否仍适合作为主要渠道。
最后，不一定任何讨论或沟通，都得发生在线上服务中，有时候直接敲定一场快速会议或打个电话，反而能更快厘清问题，《bloomberg law》就观察到有公司制定了一项规则：如果某项议题得写上超过两封email时，就请他们拿起电话先讨论，减少来回信件所浪费的时间与心力。
数据源／fast company、nielsen norman group、bloomberg law